Quasi 2mila ‘braccia’ dirette da un unico ‘cervellone’. Un ‘cruscotto’ digitale concepito, sviluppato e adattato in house, dal quale inviare ‘comandi’, dialogare con chi li deve eseguire e misurarne le performance. Funziona così la Piattaforma di programmazione e controllo (Pp&c) dell’Ats Città metropolitana di Milano, uno strumento che anno dopo anno permette alla più grande azienda sanitaria della Lombardia di definire i propri obiettivi, assegnarli ai dipendenti, controllare il loro operato e valutare i risultati ottenuti. La Piattaforma, interamente autoprodotta, è stata messa a disposizione di tutta la Pubblica amministrazione italiana. Pubblicata sul portale del riuso Developers Italia, da settembre ha fatto scuola. Non solo entro i confini lombardi, ma anche all’altro capo della Penisola, suscitando la curiosità della Sicilia.
Antonio Nava, direttore dell’Unità operativa complessa Controllo di gestione (Cdg) dell’Ats meneghina, racconta all’Adnkronos Salute la storia di “un’involontaria azione commerciale” che è iniziata quasi 5 anni fa come “uno scambio di esperienze tra colleghi”, ma che nel tempo “ha incontrato un diffuso interesse tanto da arrivare a coinvolgere direzioni strategiche esterne. Attualmente 3 Asst e 3 Ats lombarde hanno adottato la nostra Piattaforma e la stanno utilizzando”, riferisce il dirigente, e dopo la condivisione della Pp&c sul portale del riuso “ci ha contattato l’Autorità per l’innovazione tecnologica della Regione Sicilia che si è detta interessata e con la quale abbiamo già fatto un primo incontro”.
Tutto comincia con la legge di riforma del Sistema sanitario regionale lombardo, la n.23 del 2015, che ha istituito le Ats (Agenzie di tutela della salute) in sostituzione delle Asl, e le Asst (Aziende socio sanitarie territoriali) al posto delle Aziende ospedaliere. E’ nata così, il 1 gennaio 2016, l’Ats Città metropolitana di Milano. Bacino di riferimento 194 Comuni fra le province di Milano e Lodi, popolazione complessiva oltre 3,6 milioni di abitanti, 246 Centri di responsabilità suddivisi in 6 Dipartimenti gestionali più uno funzionale, 1.800 dipendenti di cui 400 dirigenti, bilancio 5,5 miliardi di euro nel 2019. Un esempio paradigmatico di quel “gigantismo” che “in sanità è un processo ormai affermato” e che ha richiesto strumenti nuovi, osserva Nava. “Per gestire la complessità della nuova Agenzia e governarla ci serviva una ‘bussola’. Il mercato non era in grado di soddisfare le nostre esigenze e noi ci siamo cuciti addosso il nostro vestito”.
“L’esigenza – afferma il dirigente – era quella di gestire all’interno dell’azienda sanitaria un processo di programmazione a 360 gradi, creando uno strumento con cui mettere in comunicazione la direzione con i responsabili delle strutture e il personale che vi lavora attraverso il ciclo tipico della programmazione e controllo: la definizione della strategia e delle azioni annuali necessarie a realizzarla (gli obiettivi), il monitoraggio in corso d’opera, l’analisi finale e la valutazione del personale attraverso un sistema premiante che nella Pa è un must da agganciare però a elementi codificati. Ogni dipendente a inizio anno ha una sfera di traguardi da raggiungere, e in base a questi viene valutato a fine anno”. Parola d’ordine “meritocrazia” guidata dalla trasparenza di un processo in 3 fasi: “Programmazione, controllo, valutazione”.
Lo sviluppo della Pp&c è proseguito per tutto il triennio 2016-2018 con la regia del Cdg e il coinvolgimento di tutti i dipendenti: “Man mano che la costruivamo incontravamo gli utilizzatori che ci davano dei feedback – sottolinea Nava – riscontri sui diversi passaggi che quindi potevamo aggiustare in tempo reale”. Una gestazione lunga e paziente, e finalmente il parto: “Il completamento dell’organizzazione dell’Ats, nel 2018, ha coinciso con il rilascio della versione definitiva della Piattaforma così com’è oggi. Un prodotto specifico originale, progettato e sviluppato in modo autonomo – lo descrivono i suoi ‘genitori’ – i cui contenuti rispondono ai bisogni gestionali, alle dimensioni organizzative, al ruolo e alle caratteristiche culturali e organizzative dell’azienda”.
“E’ così che la Pp&c è diventata patrimonio dell’Ats e strumento per attuarne la programmazione”, prosegue il responsabile Controllo di gestione. “Un facilitatore della comunicazione interna”, precisa, che tra i fiori all’occhiello vanta “la semplicità di utilizzo (agli utenti non sono richieste particolari competenze informatiche), l’adattabilità alle esigenze di realtà anche diverse”, perché un abito sartoriale di solito veste meglio, e soprattutto “la flessibilità. Una caratteristica che si è rivelata particolarmente preziosa con lo scoppio della pandemia di Covid-19”.
“All’inizio del 2020 eravamo partiti con la programmazione normale – ricorda Nava – con gli obiettivi di sistema, le indicazioni della Regione, l’analisi del contesto”. Tutto sconvolto da quel 20 febbraio spartiacque, il giorno della scoperta a Codogno nel Lodigiano di un ‘paziente 1’ che tale non era perché il coronavirus Sars-CoV-2 già circolava da tempo in un’Italia ignara. L’onda dello tsunami stava montando “e noi, combinazione – rammenta il dirigente – proprio nel giorno in cui è partito il primo lockdown dovevamo riunirci per l’incontro di budget, quello con i dirigenti ai quali assegni i vari obiettivi”. Piani che gli eventi hanno stravolto.
“In questa drammatica situazione la Pp&c ha fornito un contributo positivo alla riprogrammazione dell’Ats”, evidenziano dal team Cdg, “perché ha permesso in modo agile di rivedere gli obiettivi e le azioni da attuare, di esplicitare e comunicare le nuove priorità, di orientare il personale verso le nuove urgenze”. Ovviamente “abbiamo dovuto smontare quello che avevamo in mente e fronteggiare i bisogni del momento – spiega Nava – Abbiamo sospeso e ridimensionato gli obiettivi iniziali e abbiamo dato a tutti nuovi traguardi coerenti con l’attività della gestione della pandemia, al personale del comparto e alla dirigenza. La nostra Piattaforma si è dimostrata uno strumento che permette di correggere in corso d’opera gli obiettivi anche in base a emergenze che dovessero presentarsi: ora è stata la pandemia, il classico caso di scuola, l’evento eccezionale più estremo. Ma in sanità le urgenze ci sono sempre”, gli imprevisti sono all’ordine nel giorno e “occorre avere un sistema di programmazione che riesca a gestirli”.
La Pp&C ha superato il ‘crash test’ più duro, il collaudo è completo e sulla piattaforma del riuso l’Ats la propone con orgoglio e convinzione: “Il nostro gol – conclude Nava insieme ai colleghi del Controllo di gestione, Giovandomenico Violante, Matteo Bonvini, Pasquale Logiacco e Veronica Apruzzese – è sollecitare l’attenzione e la curiosità dei controller e delle direzioni strategiche verso un prodotto che riteniamo utile per far fronte al difficile compito di gestione delle aziende sanitarie, creando una a rete e community che nell’agire quotidiano condivida esperienze, innovi metodologie e valorizzi le competenze e i risultati del sistema pubblico”.